Diversas empresas apontam que as reuniões causam uma grande perda de tempo entre os setores responsáveis, e consequentemente a produtividade acaba sendo afetada. Confira algumas dicas de como tornar este compromisso um encontro aproveitável e de sucesso.

1. Planejamento –

Primeiramente, deixe claro o motivo da reunião, qual o assunto será abordado, qual a finalidade do mesmo e o objetivo final a ser alcançado. Evite feedbacks coletivos, principalmente caso seja negativo, pois essa atitude irá tirar o foco dos que estão presentes e ainda causará uma mal-estar entre a equipe. A forma errada de se comunicar com os colaboradores pode gerar diversos problema graves na empresa. Entenda mais sobre o que ruídos entre funcionários podem causar com o 5 problemas causados pela falta de comunicação na empresa:

 

2. Seleção de participantes –

Observe se cada funcionário selecionado para participar da reunião tem a necessidade de estar presente, já que o tempo de produtividade é precioso em qualquer empresa.

 

3. Recursos e ambiente –

Caso sua empresa opte pelo uso da tecnologia não se esqueça de verificar todo o equipamento e material que será utilizado, como por exemplo equipamentos de videoconferência, áudio conferência e som. É importante verificar o local que será realizado o compromisso em questão, assim será possível evitar ruídos ou ecos.

 

4. Tempo e horário –

A melhor hora para uma reunião ser realizada é no período da manhã, pois o funcionário está com a mente ainda vazia e conseguirá absorver melhor as informações em questão. Estipular um horário para a atividade e não ultrapassar é um excelente recurso para não fugir do assunto em questão e tornar aquele tempo mais produtivo.

 

5. Documentar –

Faça uma ata da reunião, atualmente existem diversos aplicativos em notebooks, tablets e smartphones que facilitam a montagem do documento e o seu compartilhamento com todos os funcionários interessados, assim evitando problemas de comunicação e a não realização das tarefas solicitadas.